Как переместить все новые электронные письма в папку в Outlook с помощью быстрых шагов
Outlook позволяет вам создавать правила для писем, которые вы отправляете и получаете. Правила — это отличная функция автоматизации, которая помогает вам контролировать и сортировать вашу электронную почту.
Еще одна не менее впечатляющая, но менее обсуждаемая функция в Outlook — «Быстрые действия». Это функция автоматизации, которая автоматизирует такие действия, как перемещение электронных писем или их копирование.
Используя Quick Steps, вы можете переместить все новые электронные письма в определенную папку в один клик. Это переместит их из вашего почтового ящика в отдельную папку Today.
Настройка занимает совсем немного времени, и вы можете выполнять быстрый шаг несколько раз в день. Вот что вам нужно сделать.
По умолчанию Outlook сортирует электронные письма по датированным разделам, то есть сегодня, вчера и на прошлой неделе. Это очень легко для вас случайно перейти к электронному письму, которое было получено вчера, в цикле по электронным письмам, которые вы получили сегодня.
Это связано с тем, что разделы «Сегодня» и «Вчера» не находятся в разных местах. Это просто относительные отрезки времени в вашем почтовом ящике. Мы будем использовать эти разделы для перемещения всех новых писем в папку.
Откройте Outlook. На вкладке «Главная страница» нажмите «Создать новый» на панели инструментов «Быстрые действия».
Откроется новое окно для настройки нового быстрого шага. Дайте быстрый шаг имя. Если вы не дадите ему имя, оно унаследует имя от действия, которое вы для него установили.
Откройте раскрывающийся список «Действия» и выберите «Переместить в папку» из перечисленных вариантов. Outlook попросит вас выбрать папку или создать новую. Создайте новую папку с именем Today. В разделе «Необязательно» в этом же окне установите сочетание клавиш для запуска быстрого шага. Нажмите Готово, и все готово.
Вернитесь в Outlook и сверните раздел «Сегодня». Выберите его так, чтобы он имел голубую подсветку. Когда вы выбираете раздел «Сегодня» в свернутом состоянии, вы также выбираете все электронные письма в нем.
Щелкните на «Быстрый шаг», который вы только что создали, в наборе инструментов «Быстрые шаги», или нажмите сочетание клавиш, которое вы для него установили.
Все полученные сегодня электронные письма будут перемещены в папку, которую вы создали / установили в рамках Быстрого шага. Перебирая эти электронные письма, вы не будете случайно просматривать старые электронные письма.
Вы можете создать еще один Быстрый шаг, который удалит все электронные письма из только что созданной папки «Сегодня». Это гарантирует, что папка пуста и готова к следующему пакету писем в конце дня.
Вы можете использовать набор быстрых шагов, чтобы убедиться, что вы переместили все письма, которые вы получили сегодня, в новую папку.
Вы можете запускать быстрый шаг несколько раз в день и сортировать новые электронные письма по мере их поступления.
Этот совет бесполезен, если вы не удаляете папку «Сегодня» в конце каждого дня. В итоге вы получите еще одну папку, полную электронных писем.