Вверх

Как автоматически принимать и отклонять приглашения на встречи в Outlook

24 августа 2019 |

Как автоматически принимать и отклонять приглашения на встречи в Outlook

Где бы мы были без встреч? Вероятно, получится сделать больше работы, но как только число людей, с которыми вы работаете, достигнет определенного числа, встречи станут необходимы.

Планирование встречи не легко, вы должны проверить и убедиться, что все доступны, убедиться, что они знают, когда встреча, и отправить повестку дня.

Если вы работаете с географически рассредоточенными удаленными командами, управлять им будет сложнее в разных часовых поясах. Outlook не сильно помогает с часовыми поясами, но позволяет отправлять приглашения на собрания и видеть, кто принял или отклонил собрание.

У пользователей Outlook есть возможность автоматически принимать или отклонять приглашения на собрания в зависимости от их доступности.

Outlook может предупредить вас, когда у вас возникли конфликты на собраниях, поэтому он определенно знает, какие из ваших временных интервалов свободны. Если вы хотите, чтобы Outlook автоматически принимал и отклонял приглашения на собрания, вам нужно будет включить эту опцию.

Принять и отклонить приглашения на собрания

Откройте Outlook и перейдите в «Файл»> «Параметры». В окне «Параметры» выберите вкладку «Календарь» в столбце справа. Прокрутите вниз до раздела «Автоматическое принятие или отклонение» и нажмите «Автоматическое принятие / отклонение».

Откроется небольшое окно с тремя вариантами, первый будет принимать приглашения на собрания, второй отклонит запросы, конфликтующие с существующими приглашениями, а третий автоматически отклонит приглашения на повторяющиеся собрания.

Ограничения

Вы включите все эти варианты, но убедитесь, что вы поддерживаете свое расписание в календаре. Если у вас есть незапланированное время, отведенное для работы с чем-либо, Календарь будет использовать его как доступное время и принимать приглашения на собрания.

Если вы не хотите заполнять каждый аспект вашего рабочего дня в календаре, вы следует включить только возможность отклонять приглашения на собрания, которые конфликтуют с другими обязательствами, и отклонять повторяющиеся приглашения на собрание. Вы захотите иметь больший контроль над тем, какие приглашения вы принимаете.

Outlook не позволяет вам устанавливать приемлемое время или доступные часы, которые другие люди в вашей организации могут видеть, когда приглашают вас на собрание.

Если это так, вы можете использовать их для автоматизации принятия приглашений. Если вы все еще хотите автоматизировать прием приглашений на собрания, но не можете заняться заполнением своего расписания, добавьте неназванные события в Календарь на часы, которые вы планируете тратить на работу.

Outlook не собирается проверять, добавляете ли вы реальное событие или задачу, поэтому просто добавьте что-нибудь и сделайте его достаточно длинным, чтобы покрыть время, которое вы не можете посетить.Это немного круто, но это самое простое решение.

Как автоматически принимать и отклонять приглашения на встречи в Outlook
1 686 Просмотров


Одна мысль про: “Как автоматически принимать и отклонять приглашения на встречи в Outlook

  1. Отметьте как не отмеченный параметр « Автоматически отклонять запросы на собрание, которые конфликтуют с существующей встречей или встречей», которые в настоящее время у вас отмечены.

Напишите пару строк:

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.